Onboarding: Mach deine neuen Mitarbeiter zu Fans mit unserer praktischen Checkliste!

 

Kannst du dich auch noch an deinen ersten Arbeitstag erinnern?

 

Als ich noch angestellt war, habe ich von meinem damaligen Personalleiter am ersten Arbeitstag Blumen bekommen – als Willkommensgruß. Das war wirklich großartig und ich fühlte mich herzlich aufgenommen.

 

Allerdings war damit auch jeglicher Onboarding-Prozess beendet und ich habe mit einem noch nicht funktionierenden PC in meinem Büro gesessen und mich gefragt, wie ich den Arbeitstag wohl verbringen soll.

 

Nach ein paar Tagen funktionierte alles und ich habe mich in die Prozesse des Unternehmens eingefunden und alles war gut. Dennoch, es ist schon viele Jahre her, aber sowas vergisst man nicht.

 

Im Einstellungsprozess werden die Bewerber umgarnt und Bewerber als auch Arbeitgeber wollen einen besonders guten Eindruck hinterlassen, wie beim ersten Date (du erinnerst dich an meinen letzten Blog zum Thema Vorstellungsgespräch?).

 

Dann kommen die „Partner“ zusammen und gleich zu Beginn lässt das Interesse, so sieht es zumindest aus, stark nach. Das würden wir doch mit unserer Herzdame oder dem Herzbuben auch nicht tun. Warum tun es dann viele Unternehmen?

 

Die ersten Monate der Einarbeitung sind enorm wichtig und haben einen großen Einfluss auf die weitere Entwicklung und die Produktivität des Mitarbeiters.

 

Love is in the air

Warum sollte das Onboarding schon im Bewerbungsprozess stattfinden?

Klar, um die Frühfluktuation zu verringern. Hast du diese für deinen Bereich schon mal erhoben?

Jede Fehlbesetzung kostet zwischen einem und drei Jahresgehälter. Hilfe! Das ist viel!

Daher gilt: Qualität vor Zeit! Unbedingt! Weißt du welche Kosten einbezogen werden müssen?

Dann schau mal hier:

  • Minderleistung der Mitarbeiter vor, während und nach der Zeit der Kündigung
  • Entlassung der Mitarbeiter
  • Anwerbung, Auswahl und Einstellung eines neuen Mitarbeiters
  • Anlernen und Einarbeiten des neuen Mitarbeiters
  • Erhöhter Arbeitsaufwand für die übrigen Mitarbeiter

 

Da kommt schon eine Summe zusammen. Wie viel Personalwechsel hast du in deinem Bereich?

 

Wenn dich Mitarbeiter in den ersten zwölf Monaten nach der Einstellung verlassen, kannst du davon ausgehen, dass etwas mit deinem Personalauswahlprozess nicht stimmt oder mit dem Einarbeitungsprozess.

Wichtig ist, dass du deine Neulinge nicht nur fachlich einarbeiten lässt, sondern dich auch um die soziale Integration kümmerst.

Daher sollte der Onboarding Prozess spätestens mit der Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag starten.

 

 

Optimiere deinen Onboarding-Prozess

 

  • Vorbereitungsphase:

Unterlagen zur Verfügung stellen, über aktuelle Projekte auf dem Laufenden halten, zum Teammeeting einladen, zum Geburtstag gratulieren, Weihnachtskarte senden (sich regelmäßig ins Gedächtnis rufen), zum Mittagessen einladen.

 

  • Orientierungsphase:

Erinnerst du dich noch an deinen ersten Arbeitstag? Klaro! Jeder tut das – egal wie lange dieser Tag schon her ist.

Daher: überlasse dem ersten Arbeitstag deines neuen Sprösslings nichts dem Zufall. Die Aktionen: Give-Away besorgen, Schreibtisch einrichten, Büromaterial bestellen, Visitenkarten vorbereiten, Türschilder erstellen, Kollegen informieren, Unterlagen bereitstellen, den ganzen Tag frei halten für den neuen Mitarbeiter, Rundgang mit Kollegen, lockeres Teammeeting organisieren, Checklisten bereitstellen, Einführungsseminar, Webinare, Paten- und Mentoren-Konzept erklären.

 

  • Integrationsphase:

Diese Phase dauert unterschiedlich lang. Der eine Mitarbeiter ist schnell integriert, der nächste braucht etwas längere Eingewöhnung.

Wichtig: es ist nicht nur die fachliche, sondern auch die soziale und werteorientierte Integration gemeint. Leitbild sollte verstanden werden, persönliche Beziehungen zu Kollegen sollten gestärkt werden. Denke doch über ein Teambuilding-Event nach oder einen Kollegen-Stammtisch. Klar, du kannst klassisch in den Kletterwald gehen.

 

Aber Vorsicht: Das ist nicht für jeden was. Du findest auch andere Wege, um das Team zu stärken.

 

Möchtest du noch mehr Input? Dann melde dich hier an!

 

Aufgaben der Führungskraft bei der Einarbeitung

 

Du als Führungskraft nimmst eine tragende Rolle in diesem Prozess ein:

 

Funktion als Coach und Vorgesetzter
Verantwortung für den neuen Mitarbeiter
Zielsetzung und Verfolgung der Erreichung
Bestimmung des Arbeitsumfelds
Geben von Hilfestellung und Beobachtung der Entwicklungsschritte
Begleiten der Entwicklungsschritte
Verbleibeentscheidung am Ende der Probezeit

 

 

Damit du die notwendigen Schritte erfolgreich begleiten kannst, musst du als Führungskraft sehr eng im Austausch mit dem neuen Mitarbeiter, aber auch mit den begleitenden Kollegen sein. Diese Zeit ist gut investiert, denn:

 

  • Je schneller und besser ein Mitarbeiter eingearbeitet wird und im Unternehmen integriert ist, desto schneller kann er produktiv tätig werden.
  • Eine gut organisierte Einarbeitung motiviert den neuen Mitarbeiter ungemein, denn es zeigt Wertschätzung.
  • Natürlich ist der Zeitinvest am Anfang groß, dennoch kommt es allen zugute. Je genauer die Prozesse in Begleitung erarbeitet wurden, desto geringer ist die Fehlerquote in der Anfangszeit.
  • Zufriedene Mitarbeiter sind auch bereit den eigenen Arbeitgeber weiterzuempfehlen oder geben Bewertungen auf einschlägigen Portalen ab. Das unterstützt im Recruiting-Prozess und verhilft zu einem positiven Image.

 

Manche Bewerber schaffen es einen grandiosen ersten Eindruck abzuliefern, doch wie lange hält der gute Eindruck, wenn der erste Monat vorbei ist?

 

Jede 5. Entscheidung für einen neuen Mitarbeiter entpuppt sich innerhalb der ersten 6 Monate als eine Fehlentscheidung. Auch vor diesem Hintergrund gilt es, den Einarbeitungsprozess ganz eng zu begleiten, damit du sicherstellen kannst, dass der Bewerber wirklich zum Unternehmen passt.

 

 

Mitarbeiter zu Fans machen

Um den Start so gut wie möglich zu organisieren, hilft dir eine Checkliste mit allen notwendigen To Do´s. Ich habe dir eine Liste zum Download vorbereitet 😊. Dort findest du

  • Informationen, die vor dem ersten Arbeitstag erledigt werden sollten
  • Informationen für den ersten Arbeitstag
  • eine Checkliste für den Vorgesetzten

Natürlich liegt der Fokus auf dem neuen Kollegen. Dennoch darf hausintern der Informationsfluss nicht vernachlässigt werden. Was müssen die Kollegen wissen?

 

Infos an das Team & To-Dos:

  • Warum ein neuer Mitarbeiter?
  • Wer ist der Neue?
  • Was sind seine Aufgaben?
  • Wo ist sein Arbeitsplatz?
  • Mit wem wird er zusammenarbeiten?
  • Wer übernimmt die Patenfunktion?
  • Wer begrüßt? Wer übernimmt Vorstellungsrunde?
  • Wer arbeitet ein? Wie sieht Einarbeitungsplan aus?
  • Wie sieht der Tagesplan für den ersten Tag aus?

 

 

Du siehst es gibt auch intern viele Fragen zu klären. Die Kollegen sollten alle benötigten Informationen im Vorfeld erhalten und über ihre jeweiligen To-Dos Bescheid wissen. Auch gemeinsame Termine zum Frühstück oder Mittagessen gehören dazu, um den sozialen Anschluss so schnell wie möglich herzustellen.

 

Wenn jeder weiß was ihn erwartet, steht einer guten Zusammenarbeit nichts im Wege.

Wenn du allerdings wissen willst wie man seine neuen Mitarbeiter gleich zum Einstieg vergrault, findest du HIER einen Artikel dazu 😊.

 

Regelmäßiges Feedback gibt neue Impulse

 

Was hilft dir der beste Einarbeitungsprozess, wenn du nicht regelmäßig das Gespräch zum neuen Mitarbeiter suchst? Nur dann kannst du feststellen, ob die notwendigen Aufgaben vermittelt werden und wie es dem neuen Mitarbeiter im Unternehmen geht.

Außerdem ist der objektive Blick von „außen“ das Beste was einem Unternehmen passieren kann. Wir alle passen uns schnell den Gegebenheiten vor Ort an, positiv als auch negativ, nur am Anfang sehen wir unbedarft Verbesserungsmöglichkeiten.

 

Also nutze diese Möglichkeit, nicht zuletzt, um auch Abläufe effizienter zu gestalten. Wichtig ist, dass die Feedback-Gespräche zumindest während der Probezeit beibehalten werden, natürlich auch um sich besser kennen zu lernen und abzugleichen, ob die Entscheidung die Richtige war.

 

Dann steht der Übernahme nach der Probezeit nichts im Wege.

 

Wie funktioniert der Onboarding-Prozess in deinem Unternehmen? Kommen deine Mitarbeiter „gut an“?

Ich freue mich auf Nachricht von dir!

 

Deine Julia


Die Vorlage findest du HIER.

 

P.S. Was ist eigentlich dein „Warum“? Hier geht’s zu meinem Blogartikel…