Delegieren heißt das Zauberwort!

Hast du dich auch schon über deinen Chef geärgert? Du bekommst einen Arbeitsauftrag, der nur vage formuliert ist, für viele Fragen ist keine Zeit, aber du musst natürlich 100% abliefern. Erfolgreiches Delegieren ist für Führungskräfte von großer Bedeutung, denn das Delegieren zählt zu ihren zentralen Aufgaben. Je besser die Führungskraft delegiert, desto mehr Zeit gewinnt sie selbst dadurch um andere Aufgaben zu verfolgen. Wenn du gut bist im Delegieren könnte dein Schreibtisch so aussehen wie der auf dem Foto 🙂

Du musst Vertrauen haben!

Aber nicht nur Führungskräfte müssen sich jeden Tag neu entscheiden. Auch Mitarbeiter mit Projektverantwortung stellt sich ständig die Frage:  Was ist wichtig und was nicht? Welche Aufgaben könnte jemand anderes erledigen und was muss ich selbst tun?

Damit Raum bleibt für Projekte oder Managementaufgaben ist das Fokussieren auf das Wesentliche und Wichtige unerlässlich. Das bedeutet, du musst den Mut haben anderen zu vertrauen, Aufgaben auch erledigen zu können, vielleicht auf eine andere Art und Weise, aber du weißt ja: viele Wege führen nach Rom!

Vermutlich denkst du jetzt, dass du nicht weißt wem du Aufgaben delegieren sollst und dass du vermutlich viel Zeit damit verbringst jemanden bestimmte Dinge zu erklären, in der du die Aufgabe schon längst selbst erledigt hättest. Mag sein, das Problem ist nur, es wird dich langfristig nicht zum Ziel führen.

Wenn ein großes Projekt ansteht: was liegt da näher, als die Arbeit aufzuteilen, sprich zu Delegieren? „Viele Hände schnelles Ende“ hat schon meine Oma gewusst, soll so viel heißen wie Kompetenzen bündeln und als Team zusammenzuarbeiten.

Aber was bedeutet Delegieren eigentlich ?

Delegieren kommt aus dem Lateinischen und wird abgeleitet von „delegare“, was so viel bedeutet wie „anvertrauen“ oder „übertragen“.

Das trifft es ziemlich gut: Beim Delegieren geht es darum, Aufgaben oder Verantwortungsbereiche an eine andere Person zu übertragen.

Warum fällt es vielen von uns so schwer Anderen Aufgaben zu übertragen und darauf zu vertrauen, dass sie es schon richtig machen? Besonders Perfektionisten sind der Meinung alles selbst tun zu müssen.

 

 

Ohne Delegation auch keine Motivation!

Egal was der Grund ist: Angst vor Kontrollverlust oder übertriebenes Pflichtbewusstsein – es führt zu chronischer Überarbeitung und langfristig auch zu eigener Schlechtleistung. Für Mitarbeiter oder Projekt-Kollegen führt dieses Verhalten im Übrigen irgendwann zur inneren Kündigung. Denn wer immer alles selber machen will, vermittelt kein Vertrauen in die Fähigkeiten anderer, gibt ihnen keine Möglichkeit sich zu entwickeln und nimmt ihnen dadurch jegliche Motivation.

 

Egal ob du Führungskraft bist oder hin und wieder Projekte begleitest, ich habe 10 Tipps für dich und damit du gleich loslegen kannst Aufgaben zu verteilen und eine Checkliste zum Download (weiter unten).

10 Tipps für dich: 

 

Tipp 1: Delegiere nicht zwischen „Tür und Angel“. Nimm dir Zeit.

Erkläre in Ruhe was du erwartest, nur eine kurze Email mit den nötigsten Informationen hilft niemandem, auch dir nicht, es sorgt für Unverständnis beim Gegenüber und kostet dich im Anschluss mehr Zeit, weil du nachjustieren musst.

 

Tipp 2: Sprich deine Erwartungen klar aus. Erkläre Aufgaben, Ziele und Zeitrahmen.

Erläutere im Detail was du von deinem Gegenüber erwartest. Kommunikation ist wichtig. Was ist das Ziel? In welchem Zeitfenster soll es erledigt sein? Nur so können beide Seiten davon profitieren.

 

Tipp 3: Betone die Bedeutung der Aufgabe für das Unternehmen oder die Abteilung.

Erkläre den Hintergrund der Aufgabe und warum sie wichtig ist, die Bedeutung für das Gesamtprojekt bzw. für das Unternehmen muss klar sein, damit der Betroffene motiviert an die Arbeit geht.

 

Tipp 4: Menschen wachsen an ihren Aufgaben.

Delegiere auch anspruchsvollere Aufgaben an junge Mitarbeiter. Vergiss jedoch nicht, passende Unterstützung anzubieten.

 

Tipp 5: Delegiere nichts, was die betreffende Person überfordert.

Manchmal ist es schwierig die Idealbesetzung zu finden, High Performer sind häufig schon ausreichend mit Arbeit versorgt. Wäge ab: welche Kompetenzen sind nötig und wo braucht er Hilfestellung.

 

Tipp 6: Stelle alle notwendigen Informationen und Hilfsmittel zur Verfügung.

Versorge Denjenigen mit allen notwendigen Informationen. Wie ist der aktuelle Stand? Welche Programme sind notwendig? Etc.

 

Tipp 7: Frage, ob aus Sicht des Mitarbeiters noch Fragen bestehen.

Signalisiere deutlich, dass du für Fragen jederzeit bereit bist, das signalisiert, dass du weiterhin an allen Geschehnissen interessiert bist und nicht nur Arbeit loswerden willst.

 

Tipp 8: Bitte den Mitarbeiter den Auftrag mit eigenen Worten zu wiederholen.

So kannst du feststellen, ob er alles richtig verstanden hat.

 

Tipp 9: Bringe zum Ausdruck, dass du Vertrauen in die Fähigkeiten des Mitarbeiters hast.

Signalisiere deinem Gegenüber, dass du weißt, dass er den Job gut macht. Das ist Wertschätzung und sorgt für gute Arbeitsergebnisse.

 

Tipp 10: Zeige Toleranz! Es gibt immer mehrere Möglichkeiten, Ziele zu erreichen.

Wie schon erwähnt, es führen viele Wege zu Ziel! Gib die Freiheit Dinge anders zu tun, entscheidet ist das Ergebnis.

In der Checkliste findest du wertvolle Tipps um Aufgaben sinnvoll zu verteilen. Diese hilft dir dabei, sicherzustellen, dass die Aufgaben, die du an Mitarbeiter oder Kollegen delegierst, von diesen auch bewältigt und erfolgreich abgeschlossen werden können.

 

Je nach Aufgabenstellung können es unterschiedliche Voraussetzungen, Fähigkeiten oder Kompetenzen sein, über die die Person verfügen sollte, an die du eine Aufgabe delegierst. Diese solltest du bestimmen.

 

In den Spalten kannst du notieren, ob die betreffende Person direkt zum Einsatz kommen kann oder noch eingearbeitet werden muss. Hast du häufiger Aufgaben zu delegieren, ist es hilfreich, wenn du die Kompetenzen der entsprechenden Mitarbeiter notierst, dann kannst du immer darauf zurückgreifen.

Hier die Checkliste.

Ich wünsche dir viel Erfolg beim Delegieren! Du kannst mir gerne ein Bild von deinem Schreibtisch schicken – vor und nachdem du mit der Checkliste Aufgaben delegiert hast 🙂

Deine Julia

 

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