Auf einen Kaffee mit Susanne Siekmeier…

 

Meine Dozentenkollegin Susanne Siekmeier ist Beraterin, Eventmanagerin (IHK), Systemischer Business-Coach (Steinbeis Hochschule Berlin) und Expertin für das Thema Zeitmanagement!

 

Ihre Fachgebiete:

Arbeitsplatz- und Büroorganisation, Kommunikation, Zeit- und Selbstmanagement

Ihr Statement:

„In allen Dingen hängt der Erfolg von den Vorbereitungen ab.“ (Goethe)

 

Fachbuchautorin der Praxis Ratgeber:

Professionelle Korrespondenz – Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung“

Professionelles Eventmanagement – Planen o Organisieren o  Durchführen“

 

 

Was bedeutet für Dich Stress?

Stress kenne ich eigentlich nicht. Einer meiner ehemaligen Kollegen hat einmal gesagt: „Wo andere Leute Nerven haben, hat Frau Siekmeier Drahtseile“. Stress – wenn überhaupt – entsteht durch mangelnde Vorbereitung und schlechte Organisation und ist damit oft von „außen“ verursacht.

Wie organisierst Du Deinen Arbeitstag?

 Grundsätzlich am Tag / Abend vorher. Ich schaue mir an, welche Unterlagen / Materialien ich benötige und habe – im idealen Fall – alles in der Wiedervorlage – digital und analog.

 

Was ist die größte Veranstaltung, die Du organisierst? Wie viele Besucher werden erwartet?

Bei der größten Veranstaltung, die ich bisher organsiert habe, hatten wir 1.600 Besucher – das war eine Karnevalssitzung in Köln. Dieses Jahr erwarten wir ca. 1.400 – also knapp darunter! Die Vorbereitungszeit hierfür beträgt 12 – 18 Monate!

Welches ist Dein wichtigstes Zeitmanagement-Tool (Planungsinstrument) und warum?

Ich arbeite gerne mit der ALPEN-Methode: Erst einmal aufschreiben, was alles zu erledigen ist, dann die Länge einschätzen, ganz WICHTIG „Pufferzeiten“ einplanen, Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen und zum Schluss die Nachkontrolle. Ich freue mich, wenn ich erledigte Dinge abhaken kann. Diese Methode kann ich sowohl für langfristige Projekte (z. B. die Karnevalssitzung) als auch für eine Tagesplanung einsetzen.

Nach welchen Kriterien legst Du (Aufgaben-)Prioritäten fest?

Wichtigkeit und Dringlichkeit. Es gibt Dinge, die wichtig sind und die ich selbst durchführen muss – z. B. das Jahresgespräch mit meinem Steuerberater oder der Vorsorgetermin beim Zahnarzt. Diese Termine kann ich planen. Dann gibt es dringende Angelegenheiten, wie z. B. die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (wenn ich sie denn nicht schon vorbereitet habe 🙂 oder die wichtige Anfrage eines Kunden. Da muss ich sofort und selbst tätig werden.

 

Hast Du einen Zeitmanagement-Tipp für uns?

Alle zu erledigenden Dinge – möglichst – auf einem Medium notieren. Ob das ein Zeitplanbuch oder eine To-Do-Liste (Blatt Papier) ist, ist völlig egal. Diese Pläne/Liste können sowohl digital als auch analog geführt werden. Wichtig ist, dass man sich nicht – im wahrsten Sinne des Wortes – verzettelt und diese Listen / Zettel / Post-Its etc. an allen möglichen Orten aufbewahrt, nachhält (oder auch nicht) und verwaltet. Dann entsteht leider schon ein Grundchaos. Also: alles an einem Ort! Ich nutze das Superbuch, das ist eine Art Notizbuch in DIN A5-Format – da habe ich alles an einem Ort und es passt auch in Handtaschen ;-).

Mein wichtigster Tipp: NEIN sagen lernen. Du muss nicht für alles, was dir angetragen wird, verantwortlich sein und alle möglichen Dinge erledigen. Oft reicht ein schlichtes NEIN oder ein Tipp, wer hier helfen kann. Und . . . manche Dinge erledigen sich oft von alleine.

Danke Dir für das Gespräch und die vielen Tipps!

 

Interesse? 

https://www.susanne-siekmeier.de/presse-buchempfehlung.html

 

Hier findest du das Interview zum Download!